強化企業(yè)內(nèi)部管理，確保工程設(shè)計質(zhì)量
——青島北洋建筑設(shè)計有限公司交流材料
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在瞬息萬變的市場格局下，為了保證公司的良性運轉(zhuǎn)，這些年來，北洋公司一直在不斷思考并努力探索適合自身發(fā)展的管理思想、管理原則和管理方法，希望能以有效的管理手段和創(chuàng)新精神來迎接行業(yè)的快速發(fā)展。2003年我公司通過了ISO9001質(zhì)量管理體系認(rèn)證，十幾年來根據(jù)我公司實際情況不斷調(diào)整、改進質(zhì)量管理體系，在企業(yè)運營過程中認(rèn)真落實、執(zhí)行，有效控制了工程設(shè)計質(zhì)量，公司得以持續(xù)健康發(fā)展。從調(diào)整企業(yè)組織架構(gòu)、到質(zhì)量管理體系認(rèn)證、再到ERP，北洋公司所做的事情都是基于這樣一個原則去做的：即希望建立一種企業(yè)化的機制，用于謀求或打造可持續(xù)發(fā)展的能力。只有對公司的管理體系不斷探索、完善、持續(xù)改進，才能夠?qū)崿F(xiàn)公司的戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型，才能夠不斷提升綜合競爭力?？梢哉f，北洋做得還很不夠，效果也遠未達到理想狀態(tài)。但是，這個過程本身，還是對企業(yè)的發(fā)展有很大幫助的。
北洋內(nèi)部管理采取的是以成本為中心的矩陣式管理模式。與利潤中心不同，公司是一個整體，內(nèi)部有不同的部門、不同的業(yè)務(wù)單元，為企業(yè)的共同目標(biāo)承擔(dān)不同責(zé)任，互相之間不存在互相分賬的方式，不是自負盈虧。組織構(gòu)架中設(shè)置不同的職能部門、各設(shè)計專業(yè)部門相當(dāng)于人才庫，專業(yè)相同的員工在這里能共同成長，這是項目型公司的特點，也就是管理學(xué)上所說的“矩陣式”。下面，就從組織管理模式、項目管理模式、ERP信息管理平臺幾個方面來簡單闡釋北洋在企業(yè)內(nèi)部管理中的一些探索。
一、??????????????組織管理模式
北洋公司的組織構(gòu)架：董事長，總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總工程師、總建筑師，辦公室、經(jīng)營發(fā)展部、技術(shù)部、規(guī)劃部、景觀部、綜合設(shè)計部、方案部、財務(wù)部。綜合設(shè)計部包含建筑、結(jié)構(gòu)、水、暖、電各專業(yè)設(shè)計部門，以施工圖設(shè)計為主。這是一種直線職能式的組織構(gòu)架。
組織構(gòu)架上的另一個重要核心是項目經(jīng)理。項目經(jīng)理是以項目為依托的職能中心，是跨部門的對于項目具有全部責(zé)任和權(quán)利的主體。部門主任是關(guān)注部門人力資源和提供成果的，兩者有著顯著區(qū)別。部門主任大多是專業(yè)技術(shù)骨干，也會兼任一些項目的項目經(jīng)理，也就是說，部門主任具有部門管理及項目管理的雙重任務(wù)。部門主任關(guān)注的部門人力資源建設(shè)，具體包括部門的人力資源規(guī)劃、員工職級的配比、招聘、員工職業(yè)發(fā)展規(guī)劃、績效管理、員工關(guān)系、員工培訓(xùn)等等。
部門中各崗位的職責(zé)盡量明確，除設(shè)計任務(wù)以外，要能夠保證部門正常運行、發(fā)展。例如：部門副主任負責(zé)制定、落實部門內(nèi)的每周學(xué)習(xí)計劃，負責(zé)組織員工業(yè)余活動等等。組織內(nèi)的各個部門都非常重視部門的發(fā)展、關(guān)心部門員工的成長、重視團隊建設(shè)，部門員工之間關(guān)系融洽、互相促進。同時，北洋的各部門之間是開放的，同專業(yè)、不同部門的配合也非常多。公司努力為員工提供適合自身發(fā)展的平臺，例如有些員工認(rèn)為自己更適合做方案設(shè)計，也可以從施工圖設(shè)計部門調(diào)整到方案設(shè)計部門。北洋有完善的晉升機制，根據(jù)員工能力的提升提供更廣闊的發(fā)展空間。
二、??????????????項目管理模式
（一）“項目為本”
有別于傳統(tǒng)的管理模式，真正的項目制管理模式倡導(dǎo)——“項目為本”。眾所周知，在我們這個行業(yè)里面做項目，基本上都是公司領(lǐng)導(dǎo)或者設(shè)計所的所長擁有決定權(quán)，當(dāng)公司規(guī)模擴大之后，決定權(quán)可能分散至項目經(jīng)理。這種基于個人而非某種機制的項目管理，并不是真正的項目制管理，不利于企業(yè)的持續(xù)、穩(wěn)健發(fā)展。在不斷探索的過程中，北洋公司嘗試按照項目本身的規(guī)律推進，實現(xiàn)真正的項目制公司。項目團隊由項目經(jīng)理、各專業(yè)的設(shè)計人員和總工組成，以項目為服務(wù)對象，自我決策、自主管理、信息共享。通過這種組織形態(tài)，公司管理者可以通過對項目經(jīng)理的管理達到同時控制多個項目的目的。項目經(jīng)理為第一負責(zé)人，帶領(lǐng)合適的設(shè)計團隊，針對項目進行優(yōu)質(zhì)服務(wù)。這就是北洋公司的項目經(jīng)理負責(zé)制。項目制管理首要明確的是，我們所有的項目一定是公司所有，公司做每一個項目必須有一個目標(biāo)，即確定為什么要做這個項目，做這個項目最終要達到什么樣的目的。當(dāng)然，項目里面要實現(xiàn)公司的戰(zhàn)略目標(biāo)，公司有權(quán)利把意圖放到項目里面去。讓公司通過某種機制進入到項目里面，同時讓項目組成員自然地接受公司的一些意圖和監(jiān)督、監(jiān)管。除了明確項目目標(biāo)，我們還需要界定項目中應(yīng)有的角色——項目經(jīng)理、工程主理、專業(yè)負責(zé)、設(shè)計、校對、審核。每個角色都非常清楚自己的崗位職責(zé)，各司其職、共同推進。
（二）北洋公司的設(shè)計控制過程
流程：設(shè)計策劃、設(shè)計輸入、設(shè)計評審、設(shè)計驗證、設(shè)計輸出、設(shè)計確認(rèn)、設(shè)計更改的控制。設(shè)計項目嚴(yán)格按照各流程進行節(jié)點控制，從而保證最終設(shè)計質(zhì)量，任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題都會對設(shè)計質(zhì)量產(chǎn)生影響。
設(shè)計策劃階段，要重視項目目標(biāo)的制定：該項目是否有報優(yōu)的要求，是否在項目結(jié)束后進行項目總結(jié)報告，都會在設(shè)計策劃階段明確，并明確責(zé)任人。
設(shè)計輸入包含明示的要求（設(shè)計任務(wù)書、書面設(shè)計要求），隱含的要求（設(shè)計規(guī)范要求）。當(dāng)然，更多具體要求會隨著設(shè)計的深入不斷提出。尤其是如何面對甲方諸多的口頭要求，每個設(shè)計要求都讓甲方以書面形式提供顯然是不可能的。通常我們要求每個項目組指定專人對這些口頭要求進行記錄，形成按時間排列的工程日志。工程日志會及時傳達到項目組所有成員，避免遺漏。同時，積累一段時間后找甲方簽字確認(rèn)。最終這些內(nèi)容將會作為設(shè)計輸入的重要資料進行歸檔。這樣做的好處是顯而易見的：首先，能在設(shè)計過程中充分反映甲方的設(shè)計要求，避免遺漏；其次，能讓甲方感受到了我們嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)；最重要的是能夠避免出現(xiàn)問題時發(fā)生糾纏不清的情況；必要時可以追加設(shè)計費。
北洋公司一直非常重視設(shè)計評審這一環(huán)節(jié)。方案設(shè)計過程中，在合理的時間節(jié)點由項目經(jīng)理牽頭組織方案評審，以利于體現(xiàn)公司整體設(shè)計實力、提供優(yōu)質(zhì)方案設(shè)計。正式開展施工圖設(shè)計之前，組織各專業(yè)總工進行技術(shù)評審，提前發(fā)現(xiàn)方案中的不足及施工圖設(shè)計時應(yīng)注意的問題，有效避免重復(fù)工作、提高設(shè)計質(zhì)量。
三、??????????????ERP信息管理平臺
要成為真正的項目制公司，需要對企業(yè)內(nèi)部的各項管理工作、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)及業(yè)務(wù)流程等進行全方面的掌控，而以往落后的數(shù)據(jù)管理方式已經(jīng)遠遠不能支持公司管理的需要。同時，我們也清醒的認(rèn)識到：管理是一種思維方式，只有思維方式正確，新的信息技術(shù)支持才能幫助企業(yè)將管理措施落實得更加扎實、快捷，不能指望在管理思維錯誤的前提下，通過管理信息化手段就能得到正確的結(jié)果。2010年我公司初步搭建并開始使用信息管理平臺。隨著不斷的完善，現(xiàn)在已具備：經(jīng)營管理、財務(wù)管理、項目管理、人力資源管理、工日管理等信息管理模塊。ERP系統(tǒng)現(xiàn)在已經(jīng)基本上能夠運轉(zhuǎn)起來，給我們提供了運營管理上的數(shù)據(jù)支持?，F(xiàn)在公司的信息管理平臺還處于初步階段甚至可以說是測試階段，雖然從某種程度上減輕了處理龐大數(shù)據(jù)的工作量，但是，對于項目的完整周期管理目標(biāo)的實現(xiàn)還很遙遠。我們希望通過不斷改進，使信息管理平臺對于項目的周期管理起到控制作用，通過科學(xué)的數(shù)據(jù)分析幫助公司領(lǐng)導(dǎo)進行管理決策。
這是北洋企業(yè)內(nèi)部管理的基本脈絡(luò)。我們還將繼續(xù)前行，通過企業(yè)的管理轉(zhuǎn)型和升級，有效地提高生產(chǎn)效率、確保工程設(shè)計質(zhì)量、推動企業(yè)持續(xù)發(fā)展。
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備注：2014年2月20日青島市勘察設(shè)計工作會議交流材料。