讓信息化建設成為提升勘察設計單位核心競爭力及創新能力的強勁引擎

——青島騰遠設計事務所有限公司信息化經驗介紹

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青島騰遠設計事務所有限公司（以下簡稱騰遠）創立于1996年，是一家多元化、綜合性的工程實踐咨詢機構。多年來專注于建筑工程設計、城市規劃設計、景觀園林設計、室內設計、市政設計及工程咨詢等領域的專業服務，為客戶提供系統和創新性的解決方案。除青島本部外，騰遠已在煙臺、濟南、武漢、上海等地區設立了分支機構，業務范圍遍及全國乃至國外。現匯聚專業人才一千余名，包括來自國內外多元的教育背景、經驗豐富、專注創新的建筑師、工程師、項目經理等。近年來，騰遠高度重視信息化建設，取得了較大成績，2016年獲評中國勘察設計協會全國工程勘察設計行業“十二五”期間實施信息化建設先進單位稱號。

隨著互聯網、通訊、計算機技術的飛速發展，“互聯網+”正加速與各行業相互融合，騰遠早已意識到信息化建設在企業經營管理、項目管理、設計流程標準化、新技術應用等方面的重要作用。然而受缺乏現有成熟案例參考、勘察設計行業信息化進程相對滯后等不利因素制約，騰遠的信息化建設仍充滿挑戰。在騰遠高層領導的大力支持下，我們最終摸索出了騰遠自己的信息化建設道路。

騰遠信息化建設大致分為前期調研、項目整體規劃咨詢、基礎建設（硬件軟件部分）、應用系統逐步構建、信息化系統培訓應用等五大階段。

一、前期調研

通過對比國內外其他大型勘察設計單位并結合對騰遠現狀的分析，我們認為信息化是管理的手段而非目的。信息化建設過程中的問題也是管理的問題，管理需要信息化給出解決方案，同樣信息化建設也要為管理指出改進方向。通過信息化建設來拓展管理思維，帶動管理創新，給管理方式提供更多的可能。

我們從公司整體狀況出發，從產值、員工構成、組織架構等方面入手，將公司運營管理大體分為：經營運營線；財務管理線；技術質量線；專業生產線；行政人力線；檔案知識線等六大管理線。通過對六大管理線的分析，我們確立了公司信息化建設的基本目標：基于戰略，建立系統，梳理流程，提高效率。

針對不同的管理線，構建不同的信息化體系。目前國內勘察設計行業的應用綜合解決方案，大多存在著深度不夠、“樣樣有，樣樣不精”的問題。我們認為選擇一個開放式、支持二次開發的平臺或配置尤為重要，不但方便信息化系統的實施，也大大節約了后期維護成本。

二、項目整體規劃咨詢

我們在對公司各條管理線現狀及信息化意識分析的基礎上，編寫信息化整體規劃方案，并通過與相關負責人的溝通調研，與公司管理規劃尋找契合點，共同完成規劃方案，并最終達成后續實施步驟以及計劃。

其中，我們與各部門主要負責人及熟悉本部門相關業務的骨干員工通力配合、統一思想，對現有工作職責、流程、規范、數據標準等進行共同研討，集中收集用戶使用的各種表格、工作職責、工作流程、工作規范、相關數據標準、業務標準等資料，堅持由粗到細、漸進明晰、持續完善的原則，最終確定了信息化各模塊的任務及功能需求。

三、基礎建設（硬件及軟件通用部分）

為確保后續信息化系統正常進行，我們首先對硬件環境及通用軟件環境進行了分析與構建，包括機房改造、建立企業活動目錄、正版軟件Lic服務、虛擬化服務、構建企業無線網絡系統、Vpn方案、企業防火墻、企業防垃圾軟件郵件系統、企業級防病毒系統、備份系統、高可用熱備、服務器監控體系、企業文件系統、企業分布式文件系統、文件傳輸系統、企業郵箱、企業及時消息系統、視頻會議系統、電話會議系統等19大類。

同時，我們進行了信息化規范建設，包括：

1、賬號使用規則。

2、網絡使用規則。

3、數據共享規則。

4、IT設備配置的標準。

5、軟件使用規定。

6、數據安全規則。

7、公司設備的配置標準。

通過信息化規范的建設，促進員工合理利用公司資源，為信息化系統的后續運維減少了很大壓力并極大節省了相關成本。

四、應用系統的逐步構建

為實現“基于戰略，建立系統，梳理流程，提高效率”這一基本目標，我們構建了騰遠所需的應用系統——OA、ERP及協同設計體系。主要內容包括：分析騰遠管理邏輯、構建未來管理模式，搭建符合要求的管理應用系統、實施管理應用系統。

1、騰遠OA系統——建立公司內部的辦公協作體系，以實現信息發布、公文流轉，辦公電子化。包括：騰遠公司門戶、協同辦公平臺、個人事務平臺、知識管理平臺等。

2、騰遠ERP系統——括營銷管理、項目管理、人力資源管理、財務管理等模塊。

3、騰遠綜合生產管理平臺系統（協同設計）——建設一個跨地域、跨繪圖平臺、與管理系統緊密結合的設計生產系統，確保設計質量管理的可控性、提高設計效率與專業配合水平、加強統計匯總與監督、實現設計進度與資源的合理配置與優化。

五、信息化系統的培訓及應用

在公司高層領導的全力支持下，全體騰遠人統一認識，由信息部、協同部等部門牽頭，信息化系統各模塊被迅速應用到企業的日常運營中。同時，加大系統培訓力度是信息化系統有效推行的基礎，我們專門制定了培訓計劃，針對不同層次的員工分組分批分模塊的進行針對性培訓。中層領導尤其是具體使用系統的部門領導是系統的主要推動者，因此我們加大了對中層領導的培訓力度。對公司高層領導我們還采取一對一的培訓方式，最大限度地消除新系統的使用障礙，盡快使用戶體驗到信息化建設帶來的好處。

在新系統推廣應用的過程中，我們對用戶提出的修改和改進建議進行分析和總結，涉及多個部門的修改意見經協商確認后，進行了一系列改進，使公司信息化建設的實施效果得到了提升。

小結

根據管理的需要，小步快跑，分步實施。

信息化建設的目標是讓信息化手段幫助到公司管理的轉型、進步，推進新技術在產品中的迅速應用，不能為了信息化而信息化，將線下的Excel?搬到線上，而忽略信息化原有的目的及作用。同時我們也認識到，任何一個公司在管理上進行轉型，都是需要時間的，切忌不能追求速度而違背事情的規律，需要根據實際情況，分步驟進行，信息化建設應該順勢而行，不應該拔苗助長。

基礎建設扎實穩固，盡可能采用成熟方案。

基礎建設是一筆不小的費用，很多公司在選擇的時候對于性價比的考慮較多，但不能損失穩定性指標，因為這是后續信息化建設的依托，未來的管理系統都建立在這個基礎之上。

信息化為管理服務，信息化牽引管理改進。

成熟的信息化系統是管理的結晶，多學習信息化系統背后的精髓，盡可能去理解并運用，通過信息化建設的不斷加深，在運用中發現問題并對信息化系統進行持續改進。

經過騰遠信息化建設的實踐，信息化系統各模塊應用基本實現了預期目標，企業的管理水平、新技術應用水平、設計流程的標準化水平等各個方面均得到較大提升。我們認為信息化建設確實是提高勘察設計單位管理水平的有效途徑，是助力提升勘察設計單位核心競爭能力、促進企業創新的強勁引擎。

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